Einspruch ist das Verlangen eines Zertifizierungskunden gegenüber der Zertifizierungsstelle, eine von ihr getroffene Entscheidung bezüglich des Zertifizierungsgegenstands zu überprüfen.

Einsprüche sind durch den Zertifizierungskunden (Einspruchsführer) mittels eines entsprechenden Formulars auf der Website der Zertifizierungsstelle einzureichen (siehe unten). Der Einspruchsführer erhält nach erfolgreicher Einreichung des Einspruchs eine automatisierte Empfangsbestätigung.

Nach dem Erhalt eines Einspruchs entscheidet die Zertifizierungsstelle darüber, ob dieser zulässig ist (d.h. ob er sich auf Zertifizierungstätigkeiten bezieht, für die die Zertifizierungsstelle verantwortlich ist), und folglich inhaltlich geprüft und beschieden werden muss. In der Regel teilt sie dem Einspruchsführer ihre Entscheidung über die Zulässigkeit innerhalb von zehn Werktagen nach Erhalt des Einspruchs mit.

Die Zertifizierungsstelle stellt sicher, dass die Entscheidung, die den (zulässigen) Einspruch klärt, durch Personen erfolgt oder bewertet und genehmigt wird, die nicht in die Zertifizierungstätigkeiten, auf die sich der Einspruch bezieht, einbezogen sind oder waren. Diese Personen müssen die von der Zertifizierungsstelle für die Funktion Einspruch festgelegten Kompetenzkriterien erfüllen.

Um sicherzustellen, dass es keinen Interessenkonflikt gibt, darf Personal der Zertifizierungsstelle, das innerhalb der letzten beiden Jahre für einen Kunden Beratungen geleistet hat oder in einem Arbeitsverhältnis mit dem Kunden stand, nicht durch die Zertifizierungsstelle eingesetzt werden, um die Lösung eines Einspruchs des betreffenden Kunden zu bewerten oder zu genehmigen.

Die Zertifizierungsstelle ist für das Erfassen und Verifizieren aller erforderlichen Informationen (soweit möglich) verantwortlich, um eine Entscheidung über den Einspruch herbeizuführen. Falls erforderlich, kann die Zertifizierungsstelle den Einspruchsführer dazu auffordern, den Gegenstand des Einspruchs zu präzisieren und weitere relevante Informationen zur Verfügung zu stellen. Die Dauer dieser Phase (Ermittlung und Bewertung aller relevanten Informationen) hängt vom Komplexitätsgrad des jeweiligen Einspruchs ab.

Ist der Einspruch begründet, ergreift die Zertifizierungsstelle alle erforderlichen Folgemaßnahmen, um den Einspruch beizulegen.

Die Zertifizierungsstelle informiert den Einspruchsführer formell über das Ergebnis und den Abschluss des Einspruchsverfahrens.

Im Fall begründeter Einsprüche informiert die Zertifizierungsstelle die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde.

Die Zertifizierungsstelle dokumentiert und verfolgt Einsprüche sowie die Maßnahmen, die zu ihrer Lösung ergriffen werden.